Fordelingen av vederlagene foretas på bakgrunn av faktisk bruk i form av rapportering fra brukeren eller ekstern registrering av bruken.

De rettigheter som er registrert som benyttet, godtgjøres forholdsmessig etter den aktuelle bruk.

CRM-lov § 21. Fordeling og utbetaling, første ledd:

«En kollektiv forvaltningsorganisasjon skal fordele vederlagsmidler til rettighetshavere på en betryggende og nøyaktig måte og i overenstemmelse med de generelle fordelingsprinsippene, jf. § 12 fjerde ledd bokstav a.»

Bestemmelsens spesialmotiv:

«Utgangspunktet er at en kollektiv forvaltningsorganisasjon selv fastsetter sine generelle prinsipper for fordeling av vederlag til rettighetshaverne, men at kravene til betryggende og nøyaktig fordeling må være oppfylt. De kollektive forvaltningsorganisasjonene skal så godt som mulig bestrebe seg på å fordele vederlagene individuelt. Det er opp til den enkelte kollektive forvaltningsorganisa- sjonen å vurdere hvilke tiltak som må gjøres for å oppfylle kravene i bestemmelsen. Bestemmelsen må ses i sammenheng med brukernes plikt til å rapportere, jf. § 31. Organisasjonen kan også gjøre bruk av analogier og kunnskap fra et annet lignende område som underlag for fordelingen, når det er umulig eller svært ressurskrevende å få tak i informasjon om den faktiske bruken.»

I mangel av informasjon om faktisk bruk benyttes den nærmeste fordeling basert på faktisk bruk.

I visse tilfeller vil det ikke være mulig å fremskaffe informasjon om faktisk bruk. Dette kan skyldes at slik informasjon ikke finnes, eller det vil være svært ressurskrevende (f. eks. økonomisk eller tidsmessig) å gi informasjon om faktisk bruk for det aktuelle området. I disse tilfellene kan det etter styrets beslutning benyttes et analogt fordelingsgrunnlag, dersom det eksisterer et annet område – hvor den faktiske bruken er kjent - som er tilstrekkelig knyttet til at fordelingen kan foretas på grunnlag av denne bruken.

Fordelingen foretas på bakgrunn av det forrige års totale utbetalinger oppgjort forholdsmessig.

Fordelingen kan benyttes når det ikke er mulig å fremskaffe informasjon om faktisk bruk. Dette kan skyldes at slik informasjon ikke finnes, eller det vil være svært ressurskrevende (f. eks. økonomisk eller tidsmessig) å gi informasjon om faktisk bruk for det aktuelle området. I tillegg er det ikke noe relatert område med faktisk fordeling som kan brukes analogt. Fordelingen innebærer at de totale utbetalingene fra foregående år beregnes på en slik måte at en rettighetshavers samlede prosentandel av de utbetalte vederlagene i foregående år benyttes som fordelings-grunnlag. Det er altså rettighetshavers gjennomsnittlige andel av vederlag i foregående år som er lagt til grunn for fordelingen.

Styret utarbeider og vedtar et stående fordelingsreglement basert på årsmøtets vedtatte generelle prinsipper for fordeling av vederlag.

2.1. Beløp som ikke kan fordeles er:

2.1.1. Forskrift til åndsverkloven § 31 som gjelder for organisasjon godkjent etter åndsverkloven § 21 «Individuelt årlig beløp som utgjør mindre enn 0,5 prosent av folketrygdens grunnbeløp avrundet oppad til nærmeste hele tikrone, utbetales ikke»

2.1.2. Innkommet rettighetsvederlag som Gramo ikke har vært i stand til å fordele og som ingen rettighetshaver har krevd innen en periode på 3 år fra utløpet av regnskapsåret de aktuelle beløpene ble innkrevd.

2.2. Når rettighetsvederlag kategoriseres som beløp som ikke kan fordeles, tapes i utgangspunktet en potensiell rettighetshavers rettskrav på å kunne kreve vederlag.

2.3. Gramo kan beregne 10% av beløp som ikke kan fordeles til kostnadsdekning.

2.4. Åndsverkloven § 21 og beløp som ikke kan fordeles

2.4.1. Beløp som ikke kan fordeles som stammer fra åndsverkloven § 21 og som er oppkrevd av Gramo, kan anvendes blant annet til finansiering av sosial, kulturell og utdanningsmessig virksomhet for Gramos rettighetshavere (kollektive formål) – med mindre bruken er i strid med nasjonal lovgivning.

2.4.2. Årsmøtet skal på opplyst grunnlag godkjenne den faktiske anvendelsen av samtlige av disse midlene etter innstilling som legges frem av styret.

2.5. Andre rettighetsområder og beløp som ikke kan fordeles

2.5.1. Beløp som ikke kan fordeles fra andre rettighetsområder omfordeles innenfor de samme forvaltningsområdene som de stammer fra.

2.5.2. De omdisponerte beløpene fordeles i forbindelse med neste hovedfordeling i forvaltningsområdet vederlagene gjelder.

2.5.3. Dersom et forvaltningsområde knyttet til beløp som ikke kan fordeles har opphørt, kan styret bestemme hvilket relevant forvaltningsområde beløpene i stedet skal tildeles.

3.1. Innkrevd rettighetsvederlag tilhører Gramo sine medlemmer og andre rettighetshavere.

3.2. Gramo plasserer innkrevd rettighetsvederlag på innskuddskonti i bank, pengemarkedsfond og obligasjonsfond med lav til moderat risiko. Alle plasseringer skal være likvide. Formålet med plasseringene er å oppnå en tilfredsstillende avkastning sett i forhold til risiko.

Det er årsmøtet i Gramo som fatter beslutning om eventuelt kjøp, salg eller belåning av eiendom, godkjenner fusjoner eller betydningsfulle samarbeidsavtaler, stiftelse av datterselskap, godkjenner opptak av lån, ytelse av lån eller sikkerhetsstillelse for lån.